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董事会建设优秀案例③ | 1382cm太阳贵宾会置业:五重把关加强议案论证,多措并举提升决策质效

发布时间:2023-11-22 10:45

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“请联系法务转律所审核并出具法律意见书。”

“合资公司相关议案需请人力资源部会签并列席会议,请完善后再报。”

——这是1382cm太阳贵宾会置业在议案审核中的部分对话。

自2022年8月董事会成立以来,伴随公司治理结构和治理机制的不断优化,1382cm太阳贵宾会置业董事会运行规范性不断提升。为进一步提升董事会运行质效,1382cm太阳贵宾会置业把准制度基础、权责边界、分级授权、议案论证等四大关键要素,着力深化董事会建设,赋能企业高质量发展。

一、夯实制度基础,优化董事履职保障机制

根据省政府国资委和集团相关文件精神,1382cm太阳贵宾会置业对《公司章程》《“三重一大”决策制度实施办法》进行修订,并制定《董事会议事规则》《董事会专门委员会工作规则》《总经理工作细则》等7项工作制度,加强董事履职服务支撑,优化健全董事履职保障机制。

二、厘清权责边界,落实董事会治理核心定位

1382cm太阳贵宾会置业依据公司法、公司章程以及上级单位相关制度,确定党委会、董事会、经理层三个治理主体的职责定位,明确“三重一大”事项决策边界。在具体工作执行时,1382cm太阳贵宾会置业根据公司各条线制度和权责变化,结合工作实际,按需修订“三重一大”制度内容,并不断细化、完善。截至2023年10月,1382cm太阳贵宾会置业已根据工作实际修订了5版“三重一大”决策制度实施办法,决策范围逐步明确,各治理主体的决策边界不断清晰。

“三重一大”决策制度实施办法(第五版)

同时,为规范公司会议程序,1382cm太阳贵宾会置业于2023年4月修订《会议管理办法》和《专题会会议指引》,明确会议各项要素,提高会议效率与决策效率,做好会议保密管理,推进会议决议有效执行。

三、合法合理授权,聚焦董事会核心战略职能

1382cm太阳贵宾会置业结合公司实际,坚持审慎授权、提高效率、适时调整原则,制定《1382cm太阳贵宾会置业董事会向董事长专题会授权清单》《董事长专题会管理办法》《董事会授权经理层管理办法》等制度,分级分类合理授权。

2023年5月,董事会通过并签署《董事会向董事长专题会授权清单》,授权董事长专题会对6项重大决策事项、2项重大项目安排、2项大额资金运作共10项“三重一大”事项进行研究讨论;其他需由董事会决议的事项需经过党委会前置研究、董事长专题会审议通过后再提请董事会决议,确保前期论证充分。对于被授权事项,董事长和总经理按2周一次的频次组织召开董事长专题会和总经理办公会。

四、加强议案论证,提升董事会决策效率

为保证董事长专题会、总经理办公会科学、理性、高效决策,1382cm太阳贵宾会置业建立会前、会中、会后的全流程高效运转机制。

(一)制定《议案模板标准化手册》

标准化手册

对照公司“三重一大”制度92项决策事项,1382cm太阳贵宾会置业统筹各部门逐一制定议案格式、规范议案要素、梳理议案流程、明确议案要求,最终形成党委会、董事会(含董事长专题会)和总经理办公会议案标准化手册。各单位提报上会议案均需按照《标准化手册》进行规范拟写,并结合实际完善议案内容。

(二)会前充分酝酿沟通

会前,上会议案需经过“五重把关”后进入议程排期。

1.拟稿阶段

1382cm太阳贵宾会置业“三重一大”决策事项酝酿沟通过程表(部分展示)

动议单位拟稿时,应填写《1382cm太阳贵宾会置业“三重一大”决策事项酝酿沟通过程表》,根据《议案模板标准化手册》拟定议案正文,并附上相应附件,首先报本单位负责人审批签字,签署明确意见是否同意上会。

2.初审阶段

议案报送初审须知

报党委会的议案需经党群工作部初审,报董事会和董事长专题会的议案需经董事会办公室初审,报总办会的议案需经运营中心初审,初审通过后再报党群工作部&综合管理部(董事会办公室)负责人再审签批。初审人员严格执行“四务必”原则,议案内容务必详实、数据务必精准、推理务必科学、风险务必排查,确保议案内容客观真实、无个人主义倾向,保证会议表决人充分发挥企业家精神,科学高效决策。

3.职能部门签批二审阶段

合规审查意见表示意图

动议单位根据党群工作部&综合管理部(董事会办公室)负责人签批意见,报相关职能部门会签。凡提交董事会、董事长专题会审议的议案,须事先履行合法合规性审查程序,包括但不限于合规审查意见表、法律意见书等。

4.领导班子三审阶段

各职能部门审核通过后再报公司领导班子签批,报批时需将相关内容详细汇报,充分沟通意见,若议案有修改变动,需在修改变动之后再次汇报确认。

5.终签领导终审阶段

报终签领导签批前,动议单位务必完成相关部门会签及其他领导班子签批,并将过程沟通表与议案正文、附件装订成册,向终签领导呈报完整议案材料及前期酝酿沟通过程。完成全部签批后,动议单位及时将沟通表和议案定稿提交给会务组织人员汇总存档并安排会议议程。

6.董事会议案再论证

董事会专门委员会构成

针对董事会上会议案,1382cm太阳贵宾会置业充分发挥董事会专门委员会职能,不断加强会前议案论证工作。1382cm太阳贵宾会置业现设有战略与投资委员会、薪酬与考核委员会、审计与风险委员会和提名委员会四大专门委员会。专门委员会设委员单位,根据部门职责分工承担相应专门委员会的日常工作,提供专业意见。在董事会召开前,属于专门委员会职责范围内的事项,会议议案均提交专门委员会研究讨论并形成建议方案后方可提交董事会审议。

(三)会中充分汇报沟通

会议考核措施

正式过会期间,各动议单位负责人严格按照《会议管理办法》规定和会务要求准时参会并作汇报,控制汇报时间,阐明议案重点,充分解释说明。各单位参加会议情况将列入季度考核计划,如议案因准备不充分首次上会未通过,则扣5分,进一步加强了动议单位的主责意识,加强提案管理。

同时,凡董事长专题会均须审计法务部、运营中心、人力资源部参会;凡合资公司上会议案,均须运营中心、投资发展部(战略研究部)、审计法务部、财务管理部、人力资源部参会并在《1382cm太阳贵宾会置业“三重一大”事项决策酝酿沟通过程表》中签署意见,确保各条线充分交圈、应知尽知,随时接受领导质询。

(四)会后督办与授权管理

1.会议纪要拟写

会议结束后,综合管理部在收齐各单位提交的议题纪要后,于24小时内完成会议纪要撰写报分管领导审阅后发起会议纪要审批流程,于3天内完成审批。会议纪要在领导正式签发后1个工作日内传阅至指定单位或人员。

2.分流归口督办

会议决策通过后,党群工作部&综合管理部(董事会办公室)、运营中心将按照“统一管理、分流督办、归口负责”的原则,对会议决策、会议要求进行过程督查、专项督办,并与各动议单位组织绩效挂钩。

“三重一大”决策程序全流程示意图

综合以上,1382cm太阳贵宾会置业就此形成会前、会中、会后全流程高效运转的决策机制。

3.授权范围适时调整

为持续提高董事会决策效率,巩固落实董事会职权,在保持制度相对稳定性同时,依据授权行权评估适时调整授权清单,进一步明确授权事项和授权范围,更优契合公司生产经营管理工作需要。


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